Back-up van DMS-gegevens als verzekering voor noodsituaties

In een documentbeheersysteem (DMS) worden alle bedrijfsrelevante documenten centraal beheerd. Het systeem is een elementair onderdeel van de IT-infrastructuur van een bedrijf. Stel je voor dat dit onderdeel overnacht zou verdwijnen vanwege een technisch probleem.

Zelfs als het slechts een korte onderbreking is, kunnen werknemers op de meeste afdelingen hun werk niet meer uitvoeren - een dure aangelegenheid. Als essentiële gegevens permanent verloren gaan, wordt het bedrijf geconfronteerd met een catastrofe.

Om deze reden is het essentieel om de gegevens of documenten die in het DMS zijn verwerkt, elders op te slaan. Dit onderwerp zal later meer in detail worden besproken. Ten eerste moeten enkele termen worden verduidelijkt om ze in context te kunnen plaatsen.

Inhoud

• Wat is een DMS?
• Wat is een back-up?
• DMS back-up documentatie
• Typen gegevensback-up
• Back-upstrategieën
• Conclusie: beveiligde back-ups met het DMS

Wat is een DMS?

Een documentbeheersysteem is software voor het organiseren van alle bedrijfsrelevante documenten. Dit kunnen PDF-, Word- of Excel-bestanden zijn, maar bijvoorbeeld ook e-mails en hun bijlagen. Het DMS creëert dus een centrale database waarin documenten van alle formaten worden samengevoegd.

De voordelen van een DMS

Dit heeft verschillende voordelen. Enerzijds werken alle werknemers met hetzelfde informatieniveau, wat misverstanden vermindert en bijgevolg het foutenpercentage vermindert. Anderzijds worden processen geoptimaliseerd en versneld, onder andere door grotere transparantie.
Een correct gebruikt DMS kan een belangrijke bijdrage leveren aan de efficiëntie van het hele bedrijf.

Elke dag komen een groot aantal nieuwe documenten samen als onderdeel van de normale dagelijkse werkzaamheden, die vervolgens worden geïmporteerd in het DMS. De DMS-documentvoorraad groeit gestaag, tenzij een groot aantal oude documenten wordt verwijderd.

In normale gevallen gebeurt verwijdering niet zomaar onbedoeld, omdat passende voorzorgsmaatregelen worden genomen om een dergelijk scenario te voorkomen.

Wat gebeurt er in een noodgeval?

Een roltoewijzingssysteem bijvoorbeeld helpt werknemers alleen toestemming te geven om documenten te verwijderen of te exporteren die deze functies nodig hebben om hun taken uit te voeren. Desondanks kunnen gegevens verloren gaan: Ongeacht of het te wijten is aan een onbedoelde verwijdering of zelfs een brand in de interne serverruimte.

Om de operatie in een dergelijk scenario niet te stoppen, moeten regelmatig back-ups worden gemaakt, die de documenten bovendien elders beveiligen.

Wat is een back-up?

Een back-up bestaat eenvoudigweg uit het kopiëren van gegevens zodat deze in geval van verlies elders kunnen worden geback-upt en kunnen worden geretourneerd. De gegevens worden opgeslagen op een extern opslagmedium in de vorm van een back-up en kunnen indien nodig worden hersteld.

Back-ups als elementair onderdeel van gegevensbescherming

Hoewel het onderwerp gegevensbeveiliging in de ogen van velen steeds complexer wordt, is een back-up een van de meest elementaire, fundamentele componenten van gegevensbeveiliging. Het is belangrijk dat er extern een back-up van gegevens wordt gemaakt, d.w.z. geografisch onafhankelijk van uw eigen locatie.

Beveiligde gegevens in geografische onafhankelijkheid

Dit is de enige manier om bijvoorbeeld gegevens te beveiligen in geval van brand. Deze geografische onafhankelijkheid kan worden bereikt door verschillende strategieën. Sommige bedrijven gebruiken bijvoorbeeld back-upgegevens op een extern opslagmedium in een kluis.

Het nadeel van dit alternatief is echter dat de gegevens, als ze ooit nodig zijn, niet direct beschikbaar zijn.

Back-ups in de cloud

Als de gegevens op elk gewenst moment, 24 uur per dag en ongeacht de locatie beschikbaar moeten zijn, is er nog steeds het alternatief om ze online te beveiligen.

In dit geval worden de documenten opgeslagen in externe datacenters. Als het bedrijf een overeenkomstige grootte heeft bereikt, is het ook gebruikelijk om back-ups naar verschillende datacenters te distribueren. Regelmatige back-ups zijn uiterst belangrijk voor gegevensbeveiliging in bedrijven.

Maar bedrijven maken niet alleen back-ups in hun eigen belang. In sommige gevallen zijn bedrijven zelfs verplicht om een back-up van hun gegevens te maken, bijvoorbeeld in het kader van de wettelijke eis voor auditbestendige boekhouding.

In dit geval is dit simpelweg het tegenovergestelde van een wettelijke verwijderingsperiode. Gegevens moeten gedurende een bepaalde periode worden bewaard, die kan variëren van één dag tot drie maanden of zelfs meerdere jaren.

DMS back-up documentatie

Omdat back-ups van bijzonder belang zijn voor gegevensbeveiliging in bedrijven, is het raadzaam om het exacte proces van een back-up te documenteren. Dit is de enige manier om op verzoek te bewijzen dat het bedrijf een wettige gegevensback-up heeft uitgevoerd.

Deze documentatie bevat ook de te nemen maatregelen en prioriteiten voor bijzonder tijd kritische gegevens. Bovendien moet documentatie voor back-up en herstel ook afzonderlijk worden opgesteld.

Hoe een DMS kan helpen met documentatie

Een DMS kan nuttig zijn voor de documentatie zelf. Overeenkomstige functies zijn in sommige systemen al beschikbaar. Anders kunnen deze meestal ook worden aangevuld via add-ons. Dit betekent dat alle documentatie centraal in het DMS kan worden gemaakt.

Indien nodig kunnen deze vervolgens worden gepresenteerd aan de juiste autoriteiten om de wettigheid van de gegevensback-up aan te tonen. Het gaat er ook om te kunnen bewijzen dat er voor is gezorgd dat de bewaartermijnen en verwijderingsperioden correct werden nageleefd.

Typen gegevensback-up

Er zijn drie verschillende soorten gegevensback-up: volledige gegevensback-up, differentiële opslag en incrementele gegevensback-up.
Volledige gegevensback-up

Met een volledige gegevensback-up worden de gegevens waarvan een back-up moet worden gemaakt, volledig overgebracht naar het overeenkomstige opslagmedium. Alleen al vanuit technisch perspectief is dit type gegevensback-up zeer eenvoudig te implementeren. Het heeft echter ook het nadeel dat het een enorme hoeveelheid opslagcapaciteit vereist.

De differentiële opslag

In het geval van differentiële opslag, wordt een deel van de gegevensdrager (of de volledige gegevensdrager) ondersteund door een 1 op 1 afbeelding. Hiermee worden niet alleen de gegevens in het DMS opgeslagen, maar ook het gehele bestandssysteem inclusief geconfigureerde gebruikersinstellingen.

De incrementele gegevensback-up

Last but not least is er een incrementele gegevensback-up. Op deze manier worden alleen de gegevens opgeslagen waarop wijzigingen zijn aangebracht sinds de laatste back-up. Dit betekent dat een veel kleiner opslagvolume wordt gebruikt dan bij een volledige gegevensback-up. Technisch gezien is deze methode echter aanzienlijk complexer.

Back-upstrategieën

Er zijn nu verschillende back-upstrategieën. De zogenaamde "first in, first out" -strategie is waarschijnlijk een van de bekendste. Als het opslagvolume van het overeenkomstige opslagmedium opraakt, wordt de oudste back-up op het medium verwijderd om ruimte te maken voor huidige back-ups.

Het zogenaamde generatieprincipe wordt echter het meest gebruikt op het gebied van gegevensback-up. In deze strategie worden back-ups gemaakt op verschillende opslagmedia met verschillende intervallen.

Elke back-upfrequentie heeft een toegewezen opslagmedium: dagelijkse back-ups worden op de ene opgeslagen, alle wekelijkse back-ups op een andere en een derde back-up aan het einde van de maand.

Naast deze strategieën zijn er in de loop van de tijd andere ontwikkeld, die allemaal gericht zijn op het zo veilig mogelijk opslaan van gegevens voor mogelijk later gebruik.

Er is dus geen concreet antwoord op welke back-upstrategie de juiste is voor bedrijven. Het is alleen belangrijk dat u een methode vindt die in het dagelijkse werk kan worden geïntegreerd zonder deze te belemmeren.

Conclusie: beveiligde back-ups met het DMS

Samenvattend kan worden gezegd dat documentbeheersystemen bedrijven aanzienlijk kunnen ondersteunen bij de regelmatige implementatie van gegevensback-ups.

Bovendien vormen gegevensback-ups een belangrijk onderdeel van de Algemene Verordening Gegevensbescherming - kortweg GDPR.
Door een adequaat DMS te gebruiken, beschermen bedrijven niet alleen zichzelf in geval van gegevensverlies, maar handelen ze ook in overeenstemming met de AVG.