ERP-software voor de: Groothandel

Zo ook in de groothandel. In principe bevatten ERP-systemen diverse modules, die binnen een bedrijf ingezet worden om het proces te optimaliseren. De groothandel onderscheidt zich significant van andere sectoren, en daarom moet een ERP-systeem, dat ingezet wordt in een groothandel, aan specifieke eisen voldoen. We willen graag even de basisfuncties van een ERP-systeem voor de groothandel toelichten, én bespreken welke meerwaarde zo’n systeem kan bieden. Maar om te beginnen: wat is een ERP-systeem en waarom kan een onderneming de dag van vandaag nog amper zonder?

Definitie – wat is een ERP-systeem?

De afkorting ERP staat voor ‘Enterprise Ressource Planning’, wat niets anders betekent dan het zo goed en zo efficiënt mogelijk inplannen van alle beschikbare ressources binnen een onderneming. Ressources kunnen naast de fysieke productiemiddelen, machines en grondstoffen, even goed het personeel zijn.

Een ERP-systeem is een business software oplossing die deze taak op zich neemt. In dergelijke systemen lopen alle bedrijfsprocessen centraal samen. Dit voorkomt onnodige bedrijfsstappen en versnelt het hele bedrijfsproces. Dit zorgt tenslotte voor geoptimaliseerde en efficiëntere resultaten in alle afdelingen van een onderneming.

In het verleden hebben ERP-systemen zich voortdurend verder ontwikkeld en gedifferentieerd. Zo bestaan er intussen heel wat verschillende aanbieders met verschillende ERP-oplossingen, speciaal toegespitst op elke sector op de markt. Waarom de specificatie in de context van ERP-systemen zo belangrijk is, vloeit voort uit de verschillende bedrijfsprocessen binnen elk bedrijf.

Zo zijn zelfs ondernemingen die actief zijn in dezelfde sector niet helemaal hetzelfde op vlak van bedrijfsprocessen. Daarnaast hechten ondernemingen steeds meer belang aan een hoge individualisatiegraad van een ERP-oplossing. Maar daarover later meer.

ERP-systemen in de groothandel

Groothandelaars zijn in principe handelsbedrijven, die goederen van verschillende leveranciers afnemen en aan klanten en groothandelaars verder verkopen.

Kwalitatief gezien bestaat het belang van een groothandel voor de algemene economie vooral uit het verlagen van de transactiekosten doorheen de hele keten, door middel van het:

• genereren van concurrentie;
• organiseren van aan- en verkoopmarkten;
• overnemen van aan- en verkooprisico’s.

Maar wat moet een ERP-systeem nu precies doen voor een groothandel? Wat volgt, is een overzicht van de belangrijkste functies, waarop het aankomt in een groothandel.

Klantenbeheer

Wanneer een bedrijf over een intern callcenter beschikt, hangt het succes van de medewerkers in grote mate af van de beschikbare informatie. Bij binnenkomende oproepen moet een callcenter medewerker meteen alle informatie over een klant beschikbaar hebben. Hetzelfde geldt natuurlijk voor uitgaande oproepen. Op maat gemaakte modules helpen om georganiseerd en zo efficiënt mogelijk het gesprek vorm te geven, en het bedrijf te laten groeien naar succes.

Wanneer een klant belt, heeft hij of zij een specifiek verzoek, en wil men zo snel mogelijk een tevreden stellende oplossing. De oproepinformatie wordt meteen getoond, en de medewerker krijgt direct toegang tot alle beschikbare klanteninformatie. Informatie dat voor de medewerker van groot belang is, zodat hij of zij snel kan begrijpen om welke klant het gaat, en wat de status van zijn verzoek is.

Het systeem kan zodanig flexibel aangepast worden, zodat enkel de noodzakelijke informatie van klanten getoond wordt. Zo kan informatie over specifieke producten, geplande afspraken, of de bestelgeschiedenis van een klant getoond worden.

Wanneer een bedrijf ook acquisitie via de telefoon doet, kunnen relevante contacten meteen in het systeem geïmporteerd worden en via een klik opgebeld worden. Ook hier worden oproeplogboeken bijgehouden, aanbiedingen ingevuld, en tal van andere functies voorgeschoteld. ERP-systemen zijn op dit vlak heel flexibel en kunnen perfect aangepast worden naar de wensen van een onderneming.

Weten wie je klanten zijn, is één ding. Weten welke wanneer rendabel zijn, is iets anders. Door een klantenanalyse wordt snel duidelijk welke services men welke klanten moet aanbieden om een zo groot mogelijke profit te genereren. Zo kunnen servicekosten aan de ene kant bespaard worden, en aan de andere kant ingezet worden.

Artikelinformatie verzenden via mail

Klantenservice speelt een steeds grotere rol in de groothandel. Opdat niet enkel de onderneming alle gegevens van producten en bestellingen heeft, maar ook de klanten van die onderneming, kunnen gegevens ook automatisch naar de klanten verzonden worden, die zij dan op hun beurt in hun ERP-systemen kunnen verwerken. Dat helpt de klantenservice en voorkomt eventuele vragen aan het callcenter achteraf.

Verkoop in de groothandel

Wat in de detailhandel al lang gangbaar is in de praktijk, wordt ook in de B2B-sector steeds interessanter. Want zelfs in de groothandel kent de online verkoop enorme groeicijfers. Een ERP-systeem kan ook omnichannel strategieën ondersteunen en zo nieuwe verkoopkanalen openen.

Offerte- en orderinvoering

Onder dit punt valt voornamelijk het snelle, gedetailleerde en overzichtelijke invoeren van offertes en orders. Geoptimaliseerde zoekfuncties voor leveranciers- en klantennummers, eigenschappen, namen en productbeschrijvingen helpen hierbij. Daarnaast moeten ook levertermijnen, de hoeveelheidsverpakkingen en prijzen zichtbaar zijn. Ook worden de verpakkingseenheden en huidige stockniveaus getoond, om zo de verkoop te optimaliseren. De orderbevestigingen kunnen zo onmiddellijk via mail verstuurd worden naar de klant, rekening houdend met specifieke leverdata.

Goederenbeheer

In de groothandel is een assortiment van duizenden artikelen geen uitzondering. Het beheer van deze gegevens kan dan ook lastig worden. De catalogi van leveranciers worden gedigitaliseerd en ingevoerd in het systeem. Zo kan men dagdagelijks heel eenvoudig via het systeem de gegevens raadplegen, zonder ingewikkelde zoekopdrachten in Excel files uit te voeren. Het importeren duurt, afhankelijk van het aantal gegevens, slechts enkele seconden. Ook de beschikbaarheid van goederen van leveranciers kunnen theoretisch gezien in het systeem ingevoerd worden, voor zover deze informatie beschikbaar is. Door het importeren van al deze gegevens kan men duidelijk sneller op klantenvragen reageren, waardoor de efficiëntie van de onderneming opnieuw stijgt.

Een efficiënt geordend magazijn bespaart veel tijd en geld. Ook hier heeft een ERP-systeem zo veel mogelijk informatie nodig. Hoeveel wegen de producten? Het is waarschijnlijk raadzaam om een zware doos onder een lichtere te plaatsen. En wanneer er een logische volgorde van de gangen bestaat (rij 1 naar 2 naar 3), kan de software een intelligente looproute berekenen, die de medewerkers tijd bespaart. Welke producten verkopen het best? Een intelligent systeem zorgt ervoor dat deze niet allemaal in dezelfde gang staan, om zo filevorming te voorkomen. Hoe groter het magazijn is, en hoe meer mensen er werken, hoe belangrijker het wordt om dergelijke informatie te verzamelen en interpreteren.

Groothandelaars willen op elke moment veilig stellen dat ze producten ook effectief kunnen leveren. Om dit te realiseren, worden vaak grote voorraden opgeslagen. Dat kost veel geld. De meeste ERP-systemen geven daarom een signaal wanneer een product het absolute minimum aan voorraad bereikt heeft. Ze kunnen ook automatisch een nieuwe bestelling plaatsen. Op deze manier vermijdt het systeem een voorraadtekort, en worden de klanten niet teleurgesteld.

Maar er zijn nog veel meer interessante mogelijkheden die met voorraadbeheer te maken hebben. Intelligente ERP-oplossingen houden ook rekening met seizoensgebonden invloeden. Het is bijvoorbeeld voor een apotheker belangrijk om griepvaccins op voorraad te hebben, maar het heeft weinig zin om een grote bestelling te plaatsen in augustus.

De combinatie van verkoopgegevens en voorraadbeheer is daarom essentieel. Hoe meer informatie men van verkoopzijde kan koppelen aan het magazijn, hoe effectiever de voorraden worden. Opvallend veel groothandelaars gebruiken warehouse management systemen als een onafhankelijk onderdeel van de organisatie. We raden hen nochtans werkelijk aan om voor een volledig geïntegreerd ERP-systeem te kiezen, daar deze het voorraadbeheer effectiever kunnen behandelen.

Elementair bij de groothandel is de beschikbaarheid van goederen, net zoals de levertermijnen. Elk artikel moet ten alle tijden binnen een bepaalde levertermijn beschikbaar zijn. Ook de beschikbare voorraden, leveropties en bijhorende kosten spelen hierbij een rol. Goede ERP-systemen kunnen rekening houden met vervangingstijden, feestdagen en vakantieperiodes bij het berekenen van een levertermijn. Ook lopende bestellingen kunnen opgevolgd worden met betrekking tot hun status, en klanten kunnen gedetailleerde informatie opvragen. Men kan zelfs rekening houden met specifieke leverwensen. Indien niet alle producten voorradig zijn, kan het systeem ook deelleveringen voorstellen. Ook op de e-shop kan dergelijke informatie in real time weergegeven worden. Bij de handel is de stroom van informatie over gewenste artikelen van groot belang. Daarom bieden ERP-systemen de informatie meestal in real time aan, zodat alle noodzakelijke details beschikbaar zijn.

Human Ressources

Veel ERP-systemen bieden ondernemingen tal van voordelen op het gebied van personeel. Naast een efficiënte loonadministratie en een gedetailleerde onkostendeclaratie, wordt het personeelsbeleid ook uitgebreid behandeld.

Individuele schaalbaarheid

Heel wat functies in een ERP-systeem moeten individueel aanpasbaar zijn aan de wensen en noden. Dat is natuurlijk steeds een budgetkwestie, maar het maakt het systeem binnen een onderneming aanzienlijk flexibeler.