Cloud DMS voor ZZP’ers

We leven in een tijd waarin alles snel moet gebeuren. Met de opkomst van het internet, is bijna onmiddellijke informatie-uitwisseling voor velen de standaard geworden. Maar met toenemende digitale informatie-uitwisseling neemt ook het volume van het aantal digitaal opgeslagen documenten toe. Om het overzicht in verwarrende gegevenssilo's niet te verliezen, gebruiken veel bedrijven al een documentbeheersysteem (DMS). 

Grotere bedrijven hebben vaak de nodige middelen om te investeren in krachtige complete pakketten. Maar welke opties hebben freelancers en zelfstandigen om hun documenten efficiënt te beheren in het tijdperk van digitale transformatie? En hoe belangrijk is het voor providers om in te spelen op de behoeften van deze speciale doelgroep? Welke speciale eisen hebben freelancers en zelfstandigen aan een DMS-systeem in tegenstelling tot grotere bedrijven?

Cloud DMS-systemen voor ZZP’ers

Zelfstandigen hebben het meeste gebrek aan tijd. Als eenmansbedrijf zijn zij de boekhouding, administratie, juridische afdeling, verkoop en marketing in één. Dit brengt een enorme hoeveelheid werk met zich mee dat nauwelijks kan worden beheerd zonder adequate organisatie.

Bovendien beschikken zelfstandigen, net als kleine en middelgrote bedrijven, meestal niet over de financiële middelen om een duur, krachtig DMS-systeem te implementeren in vergelijking met grotere bedrijven en groepen.

Bovendien werken veel zelfstandigen onderweg, bijvoorbeeld op locatie bij klanten. Hier is het gebruik van een Cloud-gebaseerd DMS-systeem duidelijk, zodat alle belangrijke documenten ook onderweg snel kunnen worden opgeroepen. De vereisten voor een DMS-systeem zijn niet duidelijk: hoge flexibiliteit, mobiele beschikbaarheid, de laagst mogelijke investering en afhandeling die zo weinig mogelijk kostbare tijd in beslag neemt.

Voordelen van Cloud-DMS voor ZZP-ers

Als het gaat om tijdwinst, zijn correct gebruikte DMS-systemen echte allrounders. Het is niet langer nodig om fysiek door stapels bestanden te zoeken om naar een bepaald document te zoeken. Met functies zoals zoeken in de volledige tekst, kan het hele systeem binnen enkele seconden worden doorzocht op de naam van een klant of op een specifiek contractnummer - ook op de locatie van de klant of op weg naar een afspraak. Bovendien is het in veel DMS-systemen mogelijk om automatisch e-mails inclusief bijlagen te importeren. Dit bespaart niet alleen werk, maar ook waardevolle tijd.

Naleving van wettelijke normen

Aangezien de richtlijnen voor gegevensbescherming die door de AVG zijn gedefinieerd, slechts iets meer dan een jaar van kracht zijn, kunnen er nog enkele onzekerheden zijn met betrekking tot het wettelijk conforme beheer van interne gegevens. Zelfstandigen, die als enige verantwoordelijk zijn voor wettelijk conforme gegevensverwerking, kunnen opgelucht ademhalen met de introductie van een Cloud-gebaseerd DMS-systeem. Officiële programma's maken het ook gemakkelijker om gevoelige documenten te verwerken, zoals documenten die belasting gerelateerde of persoonlijke informatie bevatten.
Aangezien de wetgever in het ergste geval zware boetes oplegt voor schendingen van de richtlijnen voor gegevensbescherming, zijn Cloud gebaseerde DMS-systemen voor ZZP’ers een goede gelegenheid om altijd op de hoogte te zijn van de wetgeving inzake gegevensbescherming zonder actief op het onderwerp in te gaan.

Mobiele toegang geeft concurrentievoordeel

Mobiele toegang tot documenten met behulp van Cloud DMS betekent dat wachttijden, zoals in de trein naar de klant, efficiënt kunnen worden gebruikt. Extra bronnen worden bespaard, omdat zelfstandigen niet langer te maken hebben met de veilige opslag (en hedendaagse vernietiging) van elk afzonderlijk document. Deze bronnen kunnen nu elders worden gebruikt. Vooral omdat ZZP’ers meestal de tijd missen, onthult dit een waardevolle bron die bijvoorbeeld kan worden geïnvesteerd in extra marketing of intensievere klantenservice. Daardoor verhoogt een adequaat DMS-systeem ook het concurrentievoordeel.

Functies van Cloud gebaseerde DMS-systemen

Cloud-gebaseerde DMS-systemen verschillen niet alleen van "conventionele" oplossingen in de manier waarop ze worden bediend. Hoewel functies zoals zoeken op volledige tekst meestal standaard zijn geïntegreerd, zijn er vaak verschillen in de afhandeling zelf.

Met Cloud DMS-systemen is het meestal mogelijk om documenten te verplaatsen met "drag & drop". Veel gebruikers van Cloud-oplossingen zullen deze functie al kennen. De eenvoudige, handmatige verplaatsing van documenten is mogelijk met een enkele handbeweging of de beweging van een vinger. Op mobiele apparaten, zoals smartphones of tablets, zelfs met een aanraakfunctie. Dit vereenvoudigt de mobiele applicatie aanzienlijk en maakt het gebruik gebruiksvriendelijker.

Kosten Cloud DMS - een goedkoop alternatief?

Maar hoe zit het met de financiering? DMS-systemen voor freelancers moeten tijd en middelen besparen om uiteindelijk hun eigen omzet te vergroten en geen financiële verplichting te worden die nauwelijks beheersbaar is. Als het gaat om financiering, verschillen Cloud systemen voornamelijk in het type en de timing van de kassa. 

Met een lokaal systeem moet u vooraf uw eigen server aanschaffen. Dit is niet alleen duur in aanschaf, maar vereist ook regelmatig onderhoud. In de meeste gevallen zijn lokale DMS-systemen daarom geen winstgevende investering die door zelfstandigen kan worden uitgevoerd. 

Als slechts één licentie vereist is, zullen de (maandelijkse) kosten naar alle waarschijnlijk ook binnen het acceptabele bereik blijven. Als er echter functies nodig zijn die verder gaan dan de standaardfuncties of als de opslagruimte niet langer voldoende is, wordt u opnieuw gevraagd om af te rekenen.