De "DMS-selectie checklist 2020"

U hebt genoeg van papierwerk, hoge printkosten en drukke archieven en kiest voor digitaal documentbeheer. Gefeliciteerd! Dit luidt de eerste stap in de implementatie van het papierloze kantoor in. Een DMS heeft het potentieel om uw kantoor volledig te bevrijden van het vervelende papier en u dus enorme kosten te besparen.

Maar met deze beslissing sta je ook voor een niet onbelangrijke uitdaging. U moet het juiste systeem voor uw doeleinden vinden - en dat in een zee van providers en systemen. Hoe moet je zoeken als je niet precies weet waarnaar je op zoek bent?

In dit geval is voorbereiding zelfs meer dan het halve werk. Het is belangrijk om erachter te komen wat het gewenste DMS moet kunnen doen, welke taken het moet uitvoeren en welke processen erin worden gecombineerd. Om een uitgebreide lijst met vereisten te kunnen opstellen, is de eerste stap om te begrijpen hoe DMS-oplossingen werken en wat er precies van hen kan worden verwacht.

Vaak wordt de beslissing voor een DMS genomen nadat u van andere bedrijven of bekenden heeft gehoord welke voordelen een DMS kan bieden. En inderdaad, ze klinken erg verleidelijk. Verlaag kosten, bespaar tijd en leegstaande archiefkasten laten de ogen van elke manager stralen. Maar hoe krijg je deze resultaten precies? Laten we eerst eens kijken naar de algemene werking van een DMS en verduidelijken hoe het werkt.

Wat is DMS?

Documentbeheersystemen (DMS) zijn bedrijfssoftware-oplossingen die alle documenten binnen een bedrijf in een centrale database opslaan en sorteren in een uniforme mappenstructuur. Voor dit doel worden de documenten voorzien van de metagegevens en kunnen daardoor gemakkelijk worden gevonden, bekeken en bewerkt door alle geautoriseerde medewerkers.

Als een werknemer een document bewerkt, kunnen alle andere functies in het bedrijf dit precies begrijpen. Aan de nieuwste versie wordt dan altijd gewerkt, zodat foutenpercentages kunnen worden verlaagd en duplicaten kunnen worden uitgesloten. Uiteindelijk brengt een DMS veel verschillende bedrijfsprocessen samen en automatiseert deze op mogelijke punten.

Daarom heeft een DMS zo een grote impact op de bedrijfsstructuur en verandert het de bekende processen enorm. Een DMS kan ook helpen bij revisiebestendige archivering en naleving van andere wettelijke vereisten. Uiteindelijk is ook de manier waarop een DMS-systeem moet worden geïmplementeerd bepalend. Er zijn systemen die uitsluitend op de Cloud draaien of die op de lokale server zijn geïmplementeerd, d.w.z. in het bedrijf.
Uiteindelijk is de beslissende factor hier wat uw eigen IT-infrastructuur is en welk type opslag voldoet aan uw eisen. Het is daarom van groot belang om van tevoren voldoende om te gaan met de mogelijkheden van een DMS.

Stap 1. Definieer doelen

Allereerst stel je specifieke doelen op die met het DMS moeten worden nagestreefd. Waarom wilt u zo'n systeem überhaupt in uw bedrijf invoeren? Wat verwacht je op van een implementatie? Het gaat er eerder om zeer specifieke doelen te formuleren. De SMART-methode helpt hierbij. Volgens dit moeten doelen overeenkomen met vijf verschillende kenmerken. Doelstellingen moeten daarom specifiek zijn, d.w.z. duidelijk gedefinieerd, meetbaar, aantrekkelijk, realistisch en getimed betekent.

Formuleer een aantal verschillende doelen, die allemaal moeten worden bereikt. Deze kunnen later worden gebruikt om te meten of het project succesvol is geweest of dat de doelen zijn gemist.

Stap 2. Analyseer en inventariseer

Na het definiëren van de doelen, is het tijd om de huidige situatie te analyseren, waarin een aantal vragen moeten worden beantwoord. Het is belangrijk om te bepalen hoe documenten zich momenteel in het bedrijf verplaatsen, welke processen hieruit voortvloeien of welke posities daarbij betrokken zijn. Hoeveel zijn de afdruk- en papierkosten en hoeveel tijd wordt besteed aan het zoeken naar specifieke documenten? Deze vragen worden gevolgd door een groot aantal andere, die allemaal de huidige situatie beschrijven om te bepalen waar een DMS moet beginnen.

De resultaten van de daadwerkelijke analyse kunnen ook leiden tot een realistischer ontwerp van de doelen. Kunnen deze überhaupt worden geïmplementeerd met de heersende omstandigheden? Heeft uw personeel bijvoorbeeld voldoende IT-vaardigheden of kan hun IT-infrastructuur zelfs een dergelijke implementatie ondersteunen? Indien nodig moeten de doelen na de daadwerkelijke analyse opnieuw worden aangepast.
Specificaties maken

Nadat u de eerste twee stappen hebt voltooid, begint het daadwerkelijke zoeken naar een geschikt DMS. Het is nu noodzakelijk om een specificatieblad op te stellen waarin alle gewenste of noodzakelijke functies van een DMS worden vermeld en de technische vereisten ook worden opgeschreven. Kortom, een

DMS heeft verschillende functies met verschillende subfuncties. De meest voorkomende functies zijn:

• Digitaal archiveren
• Toegang tot en beschikbaarheid van documenten
• Samenwerking & workflows
• Auditbestendig indienen

Stap 3. Automatisering van verschillende processen

Wat uw DMS uiteindelijk moet dekken, hangt grotendeels af van uw doelen. Alle benodigde functies worden vermeld en geprioriteerd in een specificatie. Deze vereiste specificatie dient als een soort navigatiesysteem voor het daadwerkelijk zoeken naar geschikte systemen en providers. Er zijn talloze verschillende systemen op de markt, die allemaal verschillende benaderingen hanteren om aan de eisen te voldoen. Het is daarom van centraal belang om precies uit te filteren welk systeem aan deze eisen kan voldoen en vooral hoe.

Stap 4. Vergelijk DMS-software

Zodra u uw specificaties hebt, kunt u op zoek gaan naar een geschikt systeem voor uw bedrijf. U zult snel ontdekken dat het bijna onmogelijk is om alle systemen op te nemen. Dit zou een oneindige hoeveelheid tijd vergen en je kunt niet echt een vergelijking maken.

Het is daarom raadzaam om vergelijkingsportals te raadplegen. Veel verschillende providers met hun DMS-oplossingen staan hier al op vermeld. Bovendien hebben ze allemaal dezelfde informatie over hun DMS-systemen gegeven, zodat een echte vergelijkbaarheid wordt gecreëerd. Alle Cloud systemen kunnen bijvoorbeeld direct worden uitgesloten of gefilterd volgens bepaalde functies. Dit verkort je onderzoek enorm. Uiteindelijk blijft er een shortlist met ongeveer 3-5 verschillende providers. Deze worden vervolgens gecontacteerd en de systemen worden uitgebreid getest voordat u vervolgens het juiste systeem kunt kiezen.