Let bij het vergelijken van DMS-systemen op deze 5 punten

Hoe vindt u het juiste systeem voor uw bedrijf? Het klinkt als een bijna onmogelijke taak om precies de DMS-software te vinden die uw bedrijf nodig heeft. Maar met een paar handige tips is het zoeken ongelooflijk eenvoudig en kan het aanzienlijk worden versneld. Je zult relatief snel merken dat je zonder oriëntatie verloren zou zijn. Maar je hebt je specificaties en dit is niets meer en niets minder dan je navigatiesysteem door de jungle van providers.

Daarom is de voorbereiding op uw DMS-project zo ongelooflijk belangrijk. Hoe gedetailleerder uw specificaties, hoe gemakkelijker het is om ze te vinden. Uiteindelijk staat u nog steeds voor de taak om door verschillende systemen te klikken voordat u geschikte systemen volgens uw specificatie hebt gevonden.

Wij willen u hierbij helpen en uiteindelijk laten zien hoe u het juiste systeem voor uw bedrijf kunt vinden.

Maar wat maakt de zoektocht naar een DMS zo complex? Dat zit in de aard van deze systemen zelf, dus laten we eens kijken naar de algemene functionaliteit van dergelijke systemen en de inherente voordelen die de implementatie van een DMS kan bieden.

Wat is DMS? - Een definitie

Documentbeheersystemen (DMS) zijn softwaretoepassingen die worden gebruikt voor de organisatie, administratie en archivering van alle documenten die in een bedrijf circuleren. Alle gegevens en documenten worden door het systeem voorzien van metadata op basis van hun inhoud en gesorteerd in een uniforme mappenstructuur op een centrale database.

Hierdoor hebben gebruikers snel en gemakkelijk toegang tot alle relevante gegevens en kunnen ze deze gemakkelijk bewerken. Uiteindelijk werkt alle betrokkenen met dezelfde geldige gegevens en slechts één, de meest recente versie van een document. Dit verlaagt het foutenpercentage en maakt processen aanzienlijk sneller.

Een andere manier van functioneren van DMS-oplossingen betreft de uiteenlopende bedrijfsprocessen van een bedrijf zelf. Het systeem bundelt verschillende processen op veel plaatsen en automatiseert op veel plaatsen en op alle afdelingen. Daarom is de introductie van een DMS-systeem absoluut een gevoelige ingreep in de manier waarop een bedrijf werkt.

Uw werknemers moeten elke dag met het systeem werken en alle documenten worden erop overgedragen. Een DMS regelt ook de revisiebestendige archivering en opslag van deze documenten, dus u moet niet zomaar een systeem kiezen, het is eerder belangrijk om het juiste systeem te vinden tussen alle systemen op de markt.

Vergelijk DMS, maar hoe?

Vaak maken bedrijven de fout om de zoektocht te verkorten vanwege een gebrek aan tijd of een gebrek aan begrip om de zaak snel van tafel te krijgen. Vervolgens selecteert u eenvoudig een paar systemen en kiest u vervolgens het eerste systeem dat past. Dit kan dan betrekking hebben op de belangrijkste functies, maar op veel andere plaatsen past het helemaal niet bij uw dagelijkse werkzaamheden. Er zouden veel meer geschikte systemen op de markt zijn geweest, maar door de kortere zoekactie bleven ze gewoon verborgen.

Omdat u met een eenvoudige zoekopdracht op internet meestal de grote fabrikanten van DMS-oplossingen tegenkomt, maar u zult geen kleinere, beter passende oplossingen kunnen vinden. Op dit punt bieden vergelijkingsportals u een perfect overzicht van veel verschillende oplossingen.

Gebruik vergelijkingsportals

U kunt veel verschillende providers en systemen met elkaar vergelijken op vergelijkingsportals. U kunt dus filteren op basis van veel verschillende criteria en zo uw zoekopdracht verfijnen. Sluit bijvoorbeeld alle systemen uit die alleen voor de cloud zijn ontworpen en verfijn uw zoekopdracht voor alle gewenste functies en andere vereisten. Op deze manier ontvangt u een selectielijst van ongeveer zeven tot tien verschillende systemen, die allemaal aan uw criteria kunnen voldoen.

U kunt alleen doorgaan met filteren. Ligt de aanbieder met zijn product binnen uw budget en welke andere ondersteunende diensten biedt hij? Op deze manier kunt u een groot aantal verschillende systemen met elkaar vergelijken zonder ze moeizaam zelf te moeten onderzoeken. De providers hebben al een grote hoeveelheid informatie over hun oplossingen op deze vergelijkingsportal verstrekt, zodat ze kunnen worden vergeleken. Anders presenteren providers vaak alleen hun beste functies, maar u leert weinig over waar dit zijn grenzen heeft.

Het is anders met vergelijkingsportals. Hier kunt u direct zien in welk budget de provider werkt, welke besturingssystemen onder het systeem vallen en welke verbindingen met andere systemen mogelijk zijn met het DMS. Uiteindelijk zijn dit allemaal doorslaggevende factoren bij het kiezen van een geschikt systeem. Op deze manier kan de zoekactie verder worden beperkt voordat men bij drie tot vier verschillende systemen aankomt, die allemaal aan de vereisten kunnen voldoen. Maar wat nu?

Nodig leveranciers uit

Nu kunt u eenvoudig het bijbehorende contactformulier gebruiken om contact op te nemen met de provider. U kunt ze vervolgens eenvoudig bij u thuis uitnodigen met een oplossing of een videoconferentie organiseren door het systeem aan u in detail te presenteren en ook meer van de gebruikersinterface te zien.

U moet ervoor zorgen dat alle providers die hen uitnodigen ongeveer dezelfde algemene voorwaarden voor de presentatie hebben, zodat een echte vergelijkbaarheid ontstaat. Als u bijvoorbeeld een leverancier toestaat zijn product in een twee uur durende lezing te presenteren, maar slechts nog eens 30 minuten geeft, wordt de reikwijdte van de twee systemen vervormd.

Veel providers bieden ook gratis proefversies van hun systemen, die vervolgens enkele dagen in de praktijk kunnen worden getest. Op deze manier kunnen gebruikers vertrouwd raken met de respectieve interface en evalueren welke het beste bij hen past. Maar het is ook belangrijk op te merken dat je niet te lang in de testfase blijft. Op een gegeven moment moet een beslissing worden genomen.

De selectie

De daadwerkelijke selectie vindt plaats wanneer u er uiteindelijk zeker van bent dat het systeem en de provider bij uw bedrijf passen. Soms wordt een langdurig partnerschap met de aanbieder aangegaan, dat verder gaat dan de daadwerkelijke implementatie. Na het testen van een systeem of een gedetailleerde presentatie moet een beslissing worden genomen. Omdat hoe langer je het uitstelt, hoe langer het hele project duurt. Als u aan het einde van een test tegen een oplossing besluit, staat u helemaal aan het begin, wat weer tijd kost.

Uiteindelijk kunnen ze de zoekactie echter verkorten door vergelijkingsportals te gebruiken, omdat ze niet alleen de systemen op één plaats vinden, maar ze ook met elkaar kunnen vergelijken.