Kies de DMS-leverancier die voldoet aan deze eisen

Als er wordt besloten om een documentbeheersysteem (DMS) in uw bedrijf te introduceren, zijn er twee belangrijke uitdagingen. Welk systeem moet het zijn en welke provider moet het leveren? Naast het eigenlijke systeem speelt de betreffende leverancier van dit systeem een belangrijke rol. Hiermee gaat u een langdurige samenwerking aan, daarom moeten de algemene voorwaarden hier zijn.

Als u op zoek gaat naar een DMS, vindt u de oplossingen van grote fabrikanten zoals Microsoft, Xerox of Adobe relatief snel. Er zijn echter ook talloze andere systemen van kleinere fabrikanten en vooral veel systeemhuizen die deze systemen, met name de grotere fabrikanten, ter plaatse implementeren en aanpassen. Het is niet eenvoudig om hier de juiste partner te vinden.

Om te begrijpen waarom de selectie van een geschikte aanbieder van de DMS-software zo belangrijk is, helpt een blik op de algemene werking van een dergelijk systeem.

Wat is een DMS? - definitie

Een zogenaamd documentbeheersysteem (DMS) is een zakelijke softwareoplossing die wordt gebruikt voor de organisatie, administratie en archivering van alle documenten die in het bedrijf circuleren. Alle documenten worden opgeslagen in een centrale database in een duidelijke en uniforme structuur.

Het programma stelt de gebruiker vervolgens in staat om snel en eenvoudig elk document te vinden dat eerder is voorzien van de relevante metagegevens met behulp van speciale zoekfuncties. DMS-systemen maken papieren formulieren grotendeels overbodig. Alle gebruikers werken met dezelfde documenten en specifiek alleen met de meest recente versie van een document, daarom zijn fysieke kopieën niet nodig en kan de informatiestroom binnen een bedrijf enorm worden versneld.

In de loop van de introductie van het DMS worden ook alle bedrijfsprocessen in het bedrijf onderzocht en wordt waar mogelijk automatisering uitgevoerd. Daarom moet het DMS-project altijd worden opgevat als een gevoelige interventie in de bedrijfsstructuur, waarvoor u een competente partner aan uw zijde wilt hebben. Gewoon een documentbeheersysteem installeren en hopen dat de voordelen zullen komen, is meestal geen goed plan. Het vereist eerder een uitgebreide voorbereiding op de lancering, die uiteindelijk ook de selectie van de juiste provider omvat.

De juiste leverancier - wat belangrijk is

Uiteindelijk bepalen de vereisten die uw bedrijf aan het systeem stelt de selectie van de juiste provider. Ervan uitgaande dat u uw eigen server hebt en er een bijbehorend DMS exclusief op wilt implementeren, d.w.z. lokaal, kunnen providers van cloudoplossingen worden uitgesloten. Maar dat is slechts het halve werk. Er zijn ook talloze verschillende providers op de markt, die allemaal lokale implementaties in hun portfolio hebben. Daarom wordt rekening gehouden met andere factoren, zoals het bereik van functies, het netwerk of het besturingssysteem. Al deze vereisten komen voort uit de eerder gemaakte specificaties. Als u de verschillende providers op deze manier hebt uitgezocht, zijn er nog steeds ongeveer zeven tot tien mogelijke providers. Maar waar richt u zich nu op? Verschillende factoren spelen hier een rol, die uiteindelijk doorslaggevend kunnen zijn voor de selectie van een aanbieder. Dus laten we hier eens naar kijken.

Aanpassingen aan het DMS

Kan de betreffende provider het systeem voor u wijzigen? Met andere woorden, kan het systeem op de nodige punten worden aangepast aan de bedrijfsprocessen van het bedrijf of kan de bijbehorende dienstverlener het implementeren? De handige functies kunnen ook worden gebruikt. Kan de aanbieder deze ook implementeren?

Welke andere functies biedt de provider en biedt het andere zakelijke softwaresystemen? We komen hier later op terug. Uiteindelijk gaat het om de flexibiliteit van het systeem en vooral van die van de aanbieder. Wat niet mag worden vergeten in de selectie, kan de provider helemaal aan zijn eisen voldoen. Beschikt hij over de capaciteiten en de nodige mankracht om het project binnen de door u aangegeven tijd uit te voeren?

Systeem integratie

Koppelingen of integraties in of vanuit andere systemen spelen een belangrijke rol. Dit punt is al in uw specificaties vastgelegd en gebruikt bij het zoeken naar de juiste provider. Ervan uitgaande dat het DMS-systeem moet worden gekoppeld aan een ERP-systeem, moet vooraf worden bepaald hoe de aanbieder dit technisch wil implementeren, waar precies deze koppeling nodig is en hoeveel extra inspanning deze integratie of koppeling kan betekenen.

Internationaliteit van de aanbieder

Werkt uw bedrijf in verschillende landen met verschillende vestigingen? Moeten deze ook in kaart worden gebracht met het nieuwe DMS? Dan moet de betreffende aanbieder dit ook kunnen dekken. Meertaligheid van het systeem en ook een overweging van wettelijke vereisten in het overeenkomstige land moeten worden gegeven, evenals de implementatie van de installatie en de aanpassing in het buitenland.

Downtime van het DMS-systeem

Downtime is vooral interessant voor gehoste of cloud-implementaties. Hoe vaak faalt het systeem of de server? U moet niet vergeten dat u tijdens deze stilstandstijden niet goed kunt werken. Hoe lang duurt de respectieve downtime bij de aanbieder en welke maatregelen neemt het in geval van nood? Maar er kunnen ook storingen in het systeem zelf zijn. Hoe gaat de aanbieder hiermee om? Is dit snel en gemakkelijk ter plaatse en kan het direct helpen? Biedt dit service-hotlines of video-ondersteuning? Allemaal vragen om te stellen aan een potentiele DMS-leverancier. 

Gebruiksgemak en ontwerp

Hoe gebruiksvriendelijk is het systeem dat de provider biedt. Ervan uitgaande dat een systeem aan al uw eisen kan voldoen, is het niet erg intuïtief en het ontwerp stoot u af als u uw ogen open houdt voor alternatieven. Uw medewerkers moeten immers elke dag met het systeem werken. Als dit echter niet echt aantrekkelijk is, neemt de kans op acceptatie af en kan het hele project op de lange termijn mislukken. Structurele sjablonen en andere ontwerpsjablonen kunnen echter ook doorslaggevend zijn bij het kiezen voor of tegen een aanbieder.

Ervaring van de leverancier

De ervaring van de provider kan ook een goede gids zijn bij het kiezen voor of tegen de provider. Enerzijds geeft de duur van het bestaan van het bedrijf informatie over hoe succesvol dit bedrijf in staat was zich staande te houden op de markt, en anderzijds blijkt uit referentierapporten welke klanten in het verleden al een soortgelijk DMS-project hebben geïmplementeerd.