Pas op voor deze gevaren van een gratis DMS-systeem

Op het eerste gezicht lijkt het te mooi om waar te zijn: DMS-software die geen kosten met zich meebrengt. Waarom zou u voor software betalen als er ook de mogelijkheid is om het gratis te gebruiken?

Maar zijn gratis DMS-oplossingen echt gratis? In dit artikel willen we het onderwerp gratis DMS nader bekijken en bekijken voor welke bedrijven het geschikt is.

Definitie: DMS-software

DMS wordt gebruikt om bedrijfsrelevante documenten te onderhouden, organiseren en beheren. Processen die de verwerking van deze documenten vereisen, moeten worden gestroomlijnd en geautomatiseerd door een adequaat DMS.

Snel en effectief zoeken

Met een centrale database kunnen gebruikers het document waarnaar ze op zoek zijn binnen enkele seconden uitfilteren. Een taak die veel tijd kan kosten door door verschillende mappen te bladeren. Met behulp van functies zoals zoeken in de volledige tekst, kunnen alle relevante documenten van een specifieke klant of voor een specifiek contractnummer onmiddellijk worden weergegeven.

Vele andere voordelen

Een DMS heeft verschillende voordelen. Enerzijds zorgt het voor snellere, efficiëntere klantenservice, omdat processen het proces stroomlijnen en minder tijd kosten. Dit resulteert weer in een hogere klanttevredenheid.

Anderzijds is ook de interne bedrijfscommunicatie verbeterd, omdat alle gebruikers met dezelfde gegevens werken. Dit voorkomt misverstanden en maakt een efficiëntere samenwerking mogelijk.

Aanpassingen aan het bedrijf

De bedrijfsprocessen van bedrijven, ongeacht tot welke branche ze behoren, verschillen enorm van elkaar. Natuurlijk zijn er processen die in veel bedrijven op dezelfde manier worden afgehandeld, maar individuele aanpassingen aan een DMS-systeem worden steeds belangrijker.

Gegevensbescherming met de DMS

Wettelijke vereisten maken het voor bedrijven steeds moeilijker om audit-proof documenten te bewaren. Een taak die nauwelijks kan worden volbracht zonder een uitgebreid documentbeheersysteem. DMS-oplossingen helpen verwijderingsperioden in acht te nemen en te voldoen aan bewaarvereisten. De systemen helpen ook om te voldoen aan de vereisten bij het omgaan met persoonsgegevens, die een belangrijk aandachtspunt is geworden in de loop van de AVG.

Gratis DMS-oplossingen

Wat op het eerste gezicht verleidelijk klinkt, kan al snel een reptiel worden. Dat wil zeggen, als u hetzelfde verwacht van gratis DMS-toepassingen als van een professioneel systeem. Maar wat kunnen gratis alternatieven eigenlijk doen? Voor wie zijn ze het beste en wie moet hun handen eraf houden? Laten we deze vragen hieronder nader bekijken.

Open source versus Gratis software

Eerst moeten we echter de terminologie afbakenen. Omdat gratis software en open source software geenszins als synoniemen kunnen worden opgevat.

Gratis software

Gratis software richt zich op de vrijheid van gebruikers van deze oplossingen. Na ontvangst van de software verwerft de gebruiker ook de gebruiksrechten zonder beperking. Aan de ene kant heeft de gebruiker dus de onbeperkte vrijheid van controle en onafhankelijkheid door de broncode te verstrekken om analyses en wijzigingen uit te kunnen voeren. En anderzijds de sociale vrijheid van samenwerking om de applicatie samen met andere gebruikers en ontwikkelaars te kunnen ontwikkelen, kopiëren en doorgeven.

Richard Stallman, oprichter van de Free Software Foundation (FSF), definieert software als gratis software als het vier basisvrijheden per licentie heeft:

1. De software moet voor elk doel kunnen worden uitgevoerd en moet zo populair zijn
2. De software moet vrij aanpasbaar en onderzoekbaar zijn met betrekking tot de eigen behoeften van de gebruiker
3. De software moet vrij verspreid kunnen worden om anderen te helpen
4. De software moet vrij zijn om te verbeteren en moet vrij beschikbaar zijn voor het publiek, zodat de gemeenschap hiervan profiteert.

Er is dus altijd een altruïstische insteek voor gratis software, die gebruikers het gratis gebruik en de distributie van de applicatie garandeert.

Open source software

Dit staat in contrast met de aanpak van open source software. Dit is niet zozeer een kwestie van de samenleving een plezier doen, maar een pragmatische reden. De open source-beweging richt zich op delen voor de verdere ontwikkeling van het systeem en minder op het sociale voordeel voor gebruikers.

Dit betekent ook dat dergelijke toepassingen niet noodzakelijkerwijs gratis hoeven te zijn. Er wordt vaak een vergoeding in rekening gebracht voor add-ons of andere diensten die verband houden met het systeem, vooral in een ondernemerscontext.

Problemen met gratis bedrijfssoftware

Het cruciale probleem van gratis software en in ons geval gratis DMS-oplossingen is het ontbreken van een garantie. Laten we eens kijken naar de meest elementaire valkuilen bij het omgaan met gratis documentbeheersystemen.

Onvoldoende functionaliteit

U kunt de standaard van een allesomvattend DMS niet verwachten van een gratis softwareoplossing. In plaats daarvan moet u tevreden zijn met wat de software biedt. Standaardfuncties zoals het delen van gegevens of gestructureerde documentopslag worden vaak mogelijk gemaakt, maar veel andere functies ontbreken hier.

Gebrek aan expertise

Het succesvol integreren van een gratis softwaresysteem in een bedrijf vereist meer dan eenvoudige programmeerkennis. Het kost niet alleen veel tijd totdat alle functies zijn aangepast aan de bedrijfsprocessen van het bedrijf en eventuele uitbreidingen zijn geïntegreerd. Het vereist eerder een diep inzicht en een geschikte IT-infrastructuur.

Wettelijke eisen

Het maakt niet uit hoe groot een bedrijf is en hoeveel werknemers er uiteindelijk in werken. Wettelijke voorschriften, met name met betrekking tot gegevensbescherming, moeten strikt worden nageleefd. 

Vanwege voortdurend veranderende richtlijnen moet het systeem constant worden onderhouden en aangepast. Nu kan men hopen dat de gemeenschap tijdig bijbehorende updates zal verstrekken. Maar wil je er echt op vertrouwen?

In deze context wordt het probleem met het gebrek aan garantie duidelijk. Als u wilt besparen op een DMS en wilt kiezen voor gratis software, moet u ook accepteren dat u verantwoordelijk bent voor de juistheid van het systeem.

Gratis software van DMS-leveranciers

Bekende softwarefabrikanten bieden soms zelf gratis systemen aan. Dit zijn meestal verzwakte versies die een bepaald functioneel gebied of enkele basisfuncties bestrijken.

Dit gaat vaak over strategische marketing en minder over het gratis weggeven. Als we kijken naar wie überhaupt over gratis documentbeheersystemen denkt zijn dit meestal startende of kleinere ondernemingen die net de eerste stap zetten naar digitalisering.

Als deze bedrijven na verloop van tijd groeien, zijn ze al bekend met het functioneren van de provider en zullen ze zich tot hen wenden als ze uitgebreidere software nodig hebben.

Conclusie:

Het klinkt in het begin verleidelijk. Een DMS dat volledig vrij beschikbaar is. Waarom geld uitgeven als je het gratis kunt krijgen. Het is echter niet zo eenvoudig.

Individuele aanpassingen aan het systeem zijn niet mogelijk zonder voldoende kennis, en onderhoud en installatie vormen ook een hindernis die niet moet worden onderschat. Evenzo dekken dergelijke oplossingen vaak alleen eenvoudige of zeer specifieke gebieden van een DMS. Als je speciale functies wilt, kun je alleen op de gemeenschap hopen of het zelf doen.

Gratis DMS-oplossingen kunnen moeilijk worden wanneer het wettelijk kader verandert. U wordt ook geconfronteerd met het probleem dat u erop moet vertrouwen dat iemand al een geschikte oplossing ontwikkelt.

Niemand garandeert ook het voortbestaan van een dergelijke gemeenschap. Het kan gebeuren dat velen hun interesse in de verdere ontwikkeling verliezen en het systeem mogelijk geen updates meer ontvangt.

De situatie is anders voor bedrijven die gratis softwareoplossingen aanbieden. Voor kleine bedrijven kan dit zeker een eerste stap zijn op weg naar digitalisering, hoewel u zich ervan bewust moet zijn dat er ook voldoende kennis beschikbaar moet zijn voor installatie en onderhoud. Anders moet de expertise worden gekocht.