Wat past er beter bij uw bedrijf? On-premises of Cloud DMS?

Cloudoplossingen zijn de laatste jaren steeds gebruikelijker geworden. Veel providers stellen hun DMS-software ook beschikbaar in de Cloud. Maar betekent dit ook dat de voordelen van DMS uit de Cloud zwaarder wegen en u ook mee moet doen met de trend, of is deze ontwikkeling misleidend? In het volgende leert u meer over de respectieve voor- en nadelen en de fundamentele verschillen tussen Cloud en on-premises DMS.

Cloud DMS

Eerst moet echter een conceptuele classificatie worden gemaakt. Er zijn nog steeds blijvende vooroordelen over wat de Cloud eigenlijk is. De "Cloud" is een IT-infrastructuur die op internet beschikbaar wordt gesteld. De Cloudservice zelf omvat zowel opslag- als rekenkracht en toepassingssoftware. 
Om deze reden worden Cloudservices vaak Software-as-a-Service (SaaS) genoemd.

De service kan bijvoorbeeld worden gebruikt via een webbrowser of een andere technische interface. Software die in de Cloud zelf is geïnstalleerd, wordt vervolgens via internet geopend via een overeenkomstige client. Om hiervan gebruik te maken, wordt de service meestal maandelijks betaald door de respectieve gebruiker.

Tot zover gaat het goed. Om een Cloudservice te gebruiken, hebt u alleen een stabiele internetverbinding en een geschikt apparaat nodig. De breedbandverbinding zorgt ervoor dat de locatie van de gegevens niet relevant is - ongeacht of het lokale gegevens zijn of gegevens die zijn opgeslagen op de externe server van een Cloud.

On-premises DMS

De Engelse term "on-premises" betekent "op locatie". Dit verwijst naar de plek van de server waarop de software is geïnstalleerd. Met een lokale DMS-oplossing wordt de software gekocht door de gebruiker en, in tegenstelling tot Cloud DMS, opgeslagen op hardware die niet door de softwareprovider wordt geleverd.

On-premises DMS-oplossingen worden bijvoorbeeld geïnstalleerd en beheerd in een eigen datacenter of op een gehuurde server.
Terwijl Cloudservices een vast maandelijks bedrag worden betaald, brengen on-premises oplossingen kosten met zich mee voor het onderhoud en de reparatie van de hardware zelf.

DMS: een overzicht

Documentbeheer houdt zich bezig met de opslag, verwerking, gebruik en archivering van alle documenten die relevant zijn voor een bedrijf. Hoewel velen nog steeds bekend zijn met kasten vol met mappen en een uitgebreide, handmatige archivering, is het doel van moderne DMS-software om alle processen met betrekking tot documentbeheer te vereenvoudigen, stroomlijnen en automatiseren.

Dit is bedoeld om waardevolle hulpbronnen te sparen (bijvoorbeeld van tijdelijke en monetaire aard), die op hun beurt vervolgens elders kunnen worden gebruikt.

Dankzij het centrale beheer van alle documenten met behulp van DMS werken alle afdelingen met dezelfde, geldige gegevens. Dit zorgt voor transparantie en voorkomt vermijdbare inconsistenties, die op hun beurt de respectieve processen zelf versnellen. Aan de andere kant kan het gebruik van een adequate DMS-oplossing en de resulterende procesversnelling helpen om klanten sneller en beter van dienst te zijn. 

Naast de DMS-oplossing en de bijbehorende functies, maakt het ook uit welk installatietype is geselecteerd. In feite zijn er geen irrelevante verschillen in de afhandeling of algemeen gebruik van Cloud, on-premise of zelfs hybride oplossingen. Om deze reden willen we de specifieke verschillen tussen de verschillende soorten installaties nader bekijken.

Installatie en onderhoud van de DMS-software

Er is een aanzienlijk verschil in de implementatie zelf. DMS-software kan meestal direct na aankoop worden gebruikt. Alleen de licentie voor het gebruik van de software moet worden gekocht. Aangezien dit ook het onderhoud van de hardware omvatte, zijn er geen verdere maatregelen voor de gebruiker. Updates worden ook door de provider zelf geïmplementeerd.

Een implementatie op locatie is anders. Allereerst moet worden benadrukt dat alle verantwoordelijkheid bij de gebruiker ligt. Dit betekent ook dat u later zelf updates moet maken. Als extra ondersteuning vereist is, gaat dit meestal gepaard met extra kosten. Dit maakt op het eerste gezicht duidelijk dat Cloud-DMS-oplossingen aanzienlijk minder werk vergen, zowel bij de implementatie als bij het onderhoud. Aangezien u niet verantwoordelijk bent, betekent dit ook dat u slechts een zeer beperkte controle hebt over de gebruikte DMS-software.

Individuele aanpassingen aan het DMS

Een ander verschil tussen de installatietypen is te vinden in hun aanpassingsvermogen. Dit is in sommige gevallen noodzakelijk, omdat bedrijven nogal verschillend zijn in hun processen. Het kan dus gebeuren dat de individuele behoeften van een bedrijf niet worden gedekt door de standaardversie van een DMS-oplossing.

Met een Cloudoplossing is het meestal slechts mogelijk om in beperkte mate wijzigingen aan te brengen, omdat de controle over de software zelf niet bij het bedrijf ligt en het systeem al is geconfigureerd. Anderzijds bieden lokale DMS-oplossingen veel ruimte voor wijzigingen en individuele aanpassingen.
Hoewel het scala aan functies van Cloudoplossingen nu vrij groot is, kunnen kleine aanpassingen nodig zijn die gemakkelijker te implementeren zijn met een lokale oplossing. Met een lokale oplossing kunnen dergelijke aanpassingen ook later worden gemaakt met de nodige expertise, wat niet mogelijk is met een Cloudoplossing.

Hoewel het scala aan functies van Cloudoplossingen nu een relatief grote, gediversifieerde scope heeft gekregen, kunnen kleine aanpassingen nog steeds nodig zijn als het respectieve bedrijf een nogal atypische karakteristiek of een minder wijdverspreide benadering van een specifiek proces heeft. Deze aanpassingen kunnen meestal veel eenvoudiger worden geïmplementeerd met een DMS-oplossing.
Cloudoplossingen bieden echter meestal de mogelijkheid om tegen een bepaalde vergoeding extra functies te boeken.

Kosten van de respectieve DMS

Uiteindelijk moet elk bedrijf zelf beslissen of een Cloud- of on-premises oplossing het betere alternatief is. Sommigen schrikken de relatief hoge initiële investering van een oplossing op locatie weg, omdat de liquide middelen voor de aankoop van hun eigen server beperkt zijn. Anderen geven er de voorkeur aan om de verantwoordelijkheid voor de respectieve DMS in eigen handen te nemen en willen zichzelf niet maandelijks aanbieden aan een specifieke provider.

Bovendien, vooral in de wereld van vandaag, neemt het onderwerp gegevensbescherming toe. Om een overzicht van alle factoren te behouden, is het cruciaal om uitgebreid advies te krijgen van verschillende providers of geïnformeerd te worden over bestaande functies voordat u een besluit neemt over een bepaald systeem en, indien nodig, zelf enkele testversies uit te proberen.