On-premises vs Cloud

De vraag naar de opslaglocatie of het type implementatie voor DMS-oplossingen is een cruciale vraag voor bedrijven. Hoe veilig is de Cloud? Hoe duur is een lokale implementatie? Welke is beter? Waar moet rekening mee worden gehouden en, vooral, wat is meer toekomstbestendig? 

Op dit punt willen we al deze vragen onderzoeken en de twee soorten opslag vergelijken om u een voldoende overzicht te geven van de respectieve voor- en nadelen van beide typen. Maar eerst zullen we ons wijden aan de algemene voorwaarden om beter te begrijpen wat er precies achter dit soort opslag zit en waarom ze belangrijk zijn in de context van DMS-oplossingen. 

Definitie: Wat is een DMS?

Een documentbeheersysteem (DMS) is een softwaretoepassing met als centrale taak het organiseren en beheren van alle documenten en bestanden die zich binnen een bedrijf voordoen. Voor dit doel worden deze, indien nog niet gedigitaliseerd, automatisch toegewezen aan een overeenkomstige map structuur op basis van hun inhoud.

Inkomende documenten kunnen snel en correct worden verwerkt en zijn toegankelijk voor alle geautoriseerde medewerkers via een centrale database. Vanaf nu werken alle werknemers met dezelfde geldige gegevens, wat verschillende voordelen heeft. Enerzijds worden foutenpercentages verlaagd en gegevensverlies uitgesloten, anderzijds kunnen verschillende processen worden geautomatiseerd met een DMS, wat uiteindelijk leidt tot snellere verwerking.

Documentbeheersystemen hebben ook het grote potentieel om een bedrijf veel kosten te besparen. Ze maken het bedrijf papierloos, wat naast de op deze manier bespaarde druk- en papierkosten ook fysieke archieven overbodig maakt. Archiveren speelt ook een centrale rol in DMS-toepassingen. Met een DMS kunnen alle documenten revisiebestendig en legaal worden gearchiveerd. Het is daarom van centraal belang waar precies deze documenten worden opgeslagen. Dit gebeurt meestal lokaal op hun eigen servers of in de Cloud op de servers van een provider.

Definitie: wat is de Cloud?

Cloud computing beschrijft een IT-infrastructuur die toegankelijk wordt gemaakt via internet. Applicatiesoftware, opslagruimte of rekenkracht wordt meestal via Cloud als een service aangeboden. Een documentbeheersysteem hoeft bijvoorbeeld niet langer op lokale computers te worden geïnstalleerd, maar wordt via internet aan de gebruiker beschikbaar gesteld.

De gebruiker huurt meestal een licentie en kan de functies van het DMS-systeem vrij in de Cloud gebruiken. In dit verband spreken we ook van Software-as-a-Service (SaaS). Het SaaS-model bespaart de gebruiker de aanschaf- en bedrijfskosten van een systeem, omdat het IT-beheer volledig door de aanbieder wordt uitgevoerd. Onderhoudswerkzaamheden en updates worden ook bij de aanbieder uitgevoerd.

Voor deze service betaalt de gebruiker meestal een maandelijks bedrag op basis van de omvang van zijn licentie. De gegevens die de gebruiker in het systeem invoert, worden volledig opgeslagen op de servers van de provider, zodat de kwestie van wettelijke vereisten altijd opgaat.

Definitie: Wat betekent on-premises?

On-premises is een gebruiks- en licentiemodel voor softwaretoepassingen waarbij de software op uw eigen hardware wordt geïnstalleerd. 
In het geval van commerciële on-premises software verwerft of huurt de licentienemer bepaalde software en voert deze onafhankelijk en onder zijn eigen verantwoordelijkheid uit op zijn eigen hardware, d.w.z. zijn eigen computers, servers of zelfs in zijn eigen datacenter. Het is ook mogelijk om het systeem op gehuurde servers te bedienen vanuit een datacenter van derden en om de opslagprestaties uit te besteden. In dit geval spreekt men meestal van een gehoste DMS.

Het grote voordeel dat implementaties op locatie met zich meebrengen, is vaak de hoge mate van aanpassingen die aan het systeem kunnen worden aangebracht. Hoewel software in de Cloud vaak onveranderlijk is, verwerft de lokale implementatie de software en de broncode volledig, die vervolgens kunnen worden aangepast aan de behoeften van het bedrijf.

Cloud versus on-premises

We willen de belangrijkste verschillen tussen de twee modellen nader bekijken en de respectieve reeds bestaande en nadelen van beide typen benadrukken. Uiteindelijk zou dit moeten dienen om u een ruw overzicht te geven van welk licentiemodel geschikt is voor welk bedrijf.

Flexibiliteit

Zoals eerder vermeld, is de lokale implementatie veel flexibeler als het gaat om maatwerk. Een IT-softwarepartner kan het systeem rechtstreeks aanpassen aan de behoeften en processen van een bedrijf, zodat het bedrijf zich niet hoeft aan te passen aan nieuwe werkwijzen, maar het systeem zich daaraan aanpast. Dit is vooral zinvol voor grote bedrijven en bedrijven met zeer specifieke bedrijfsprocessen.

Anders bieden Cloudsystemen alle gebruikelijke functies en kunnen ze de processen van een bedrijf dekken, ongeacht de grootte of branche, maar zonder kleine specifieke aanpassingen te kunnen maken zonder verder oponthoud. In dit opzicht is de Cloud met name geschikt voor kleinere bedrijven, met klassieke structuren en een niet zo brede eigen IT-infrastructuur.

Kosten van DMS

Beide licentiemodellen zijn gebaseerd op verschillende betalingsmodellen. Hoewel de kosten in de Cloud meestal bestaan uit een maandelijkse bijdrage voor het aantal licenties, wordt de software volledig gekocht wanneer deze lokaal wordt geïmplementeerd. Dit brengt meestal hoge initiële kosten met zich mee en eerder lagere maandelijkse kosten, die mogelijk nog aan de fabrikant worden betaald voor de verdere ontwikkeling van het systeem.

Welk kostenmodel is logischer voor welk bedrijf hangt ook af van de infrastructuur van een bedrijf. Als u bijvoorbeeld uw eigen datacenter heeft, kan de lokale implementatie veel eenvoudiger zijn dan wanneer deze nog moet worden aangeschaft. De kosten in de Cloud zijn aanzienlijk flexibeler, omdat verschillende licentiemodellen hier kunnen worden gekocht op basis van gebruiker en maand. Uiteindelijk betaalt een bedrijf alleen voor het aantal gebruikers en de functies die echt nodig zijn.

Veiligheid

Een belangrijk onderwerp dat steeds opnieuw naar voren komt wanneer naar het licentiemodel wordt gevraagd, is dat van veiligheid. Met de komst van de AVG is het onderwerp gegevensbescherming aan de orde van de dag en moeten bedrijven veel doen om de gegevens van hun klanten voldoende te beveiligen. Nu schuwen velen de stap naar de Cloud, omdat de controle over hun eigen gegevens verloren lijkt te zijn. En ja, de gegevens worden meestal opgeslagen in grote datacenters, welke zich vaak in het buitenland bevinden.

Enerzijds betekent dit dat overeenkomstige contracten moeten worden gesloten met de Cloudprovider en anderzijds dat er geen noodzaak meer is om de server te beschermen. De grote Cloudproviders zijn er op gebrand om uw gegevens te beveiligen, vaak beter dan bedrijven dat zelf kunnen. Beveiliging is namelijk een van de belangrijkste verkoopargumenten. Daarom besteden providers hier speciale aandacht aan. Uiteindelijk moet u zich altijd afvragen hoe veilig de gegevens op uw eigen servers zijn?

Uiteindelijk kunnen deze meestal veel gemakkelijker worden gehackt, alleen de onbeduidendheid van een enkele bedrijfsserver beschermt vaak tegen dergelijke aanvallen. De vraag naar de aard van uw eigen IT-infrastructuur rijst ook hier. Kan een bedrijf zijn eigen servers adequaat beschermen of niet?