Open source DMS-systeem

Het klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Een gratis documentbeheersysteem dat vrijwel alles kan doen wat andere betaalde systemen kunnen doen. Bestaat er zoiets? Kunnen open source DMS-systemen de Cloud echt bijbenen? Graag willen we verduidelijken wat precies open source inhoud in de context van DMS-oplossingen in de Cloud en of deze systemen echt gratis zijn.

Om hier direct op te anticiperen, zijn ze dat meestal niet. Omdat dergelijke systemen meestal gratis door providers worden aangeboden, maar er om hen heen verschillende services worden aangeboden die hun prijs hebben. Toch is het de moeite waard om naar dergelijke systemen te kijken, juist omdat veel verschillende posities in hun ontwikkeling en de innovatieve kracht van dergelijke oplossingen soms erg hoog kunnen zijn.

Maar eerst willen we ingaan op de belangrijkste vragen die zich onvermijdelijk voordoen bij dergelijke oplossingen. Wat zijn open source DMS-systemen precies? Kunnen deze gelijke tred houden met andere systemen en hoe werken dergelijke systemen in de Cloud? Laten we eerst eens kijken naar een algemene definitie van open source. Waarom zou iemand er ooit aan denken om een softwareapplicatie gratis beschikbaar te stellen?

Wat is open source?

Open source is software waarvan de broncode voor iedereen vrij toegankelijk is. Dit kan echter niet alleen door derden worden bekeken, maar ook worden gebruikt en gewijzigd. Er zijn soms geen kosten aan verbonden, deze kunnen meestal gratis worden gedownload. Maar waarom zou iemand deze vrij beschikbaar stellen?

Er zijn in wezen twee motieven hier. Allereerst om altruïstische redenen. De broncode is vrij beschikbaar en een collectief van mensen werkt aan het optimaliseren, uitbreiden of wijzigen van het systeem. Monetaire redenen spelen hier geen rol, het gaat eerder om wederzijdse waardering en het idee van gedeelde kennis.

Maar waarom stellen aanbieders van DMS-systemen hun oplossing vrij beschikbaar? Het economische voordeel hiervoor is meestal het gevolg van diensten die naast de oplossing worden aangeboden. We zullen dergelijke diensten later nader bekijken. Allereerst richten we ons op de algemene werking van een documentbeheersysteem in de Cloud.

Hoe werkt een DMS in de Cloud?

Een zogenaamd documentbeheersysteem (DMS), dat in een Cloud wordt gebruikt, helpt bedrijven bij het beheer en de organisatie van alle documenten die erin bewegen. Talloze e-mails en bijlagen worden elke dag door een bedrijf ontvangen. Zonder passend documentbeheer verlies je snel het overzicht uit het oog en treden fouten op. 

Een DMS helpt bedrijven om alle documenten op een gestructureerde en veilige manier op te slaan en te archiveren in vooraf gedefinieerde organisatiestructuren. Met gedetailleerde zoekfuncties kunnen deze documenten ook sneller worden gevonden, wat leidt tot enorme tijdwinst. De werking van een DMS vereist dat alle bestanden worden opgeslagen in een centrale database en dat alle deelnemers met dezelfde gegevens en versies werken. 
Dergelijke systemen hebben ook het potentieel om veel verschillende processen in een bedrijf samen te brengen en te automatiseren. DMS-systemen in de Cloud kunnen ook worden bediend vanaf mobiele apparaten of vanuit het thuiskantoor, wat nog vele andere voordelen biedt.

DMS-oplossingen zijn daarom zeer veelzijdig en besparen een bedrijf op lange termijn veel middelen. Dus waarom zou een aanbieder van dergelijke software deze gratis beschikbaar stellen? Er zijn in principe verschillende redenen hiervoor.

Cloud- of hostservice

Een open source DMS biedt het beslissende voordeel dat u het naar wens kunt aanpassen, als de nodige IT-kennis beschikbaar is. Maar als u het systeem vervolgens in een Cloud implementeert, zijn kosten onvermijdelijk. Ja, er zijn ook web gebaseerde open source-systemen in de Cloud die zelfs hier gratis zijn, maar deze zijn meestal alleen voor privégebruik en soms voor een enkele cliënt.

Het normale geval is echter dat u een maandelijkse bijdrage moet betalen voor de opslag- en rekenkracht. Dit is meestal gebaseerd op een limiet voor opslagcapaciteit per maand of op het aantal clients. Er kan dus worden gezegd dat als u een DMS in de Cloud wilt gebruiken, er kosten zijn voor een open source-oplossing.

Knowhow van de DMS leverancier

DMS-softwareoplossingen zijn vrij complexe systemen die niet iedereen gemakkelijk kan programmeren. Met open source-oplossingen is de broncode vrij beschikbaar, maar de meeste bedrijven missen dan de nodige knowhow om deze op een juiste manier te gebruiken. Hier bieden de providers dan hun kennis aan als een dienst. Dit kan worden gebruikt bij de implementatie, zodat de aangepaste oplossing ook werkt zoals het bedrijf verwacht. Als u op dit punt wilt opslaan, moet u verwachten dat het systeem altijd kleine fouten kan bevatten, die soms ernstige gevolgen kunnen hebben voor de bedrijfsprocessen van het bedrijf.

Training door de aanbieder

Zodra een systeem volledig is aangepast aan de behoeften van het bedrijf en theoretisch klaar is voor gebruik, komt praktijk in het spel. Hoe werkt het systeem? Waar moeten gebruikers rekening mee houden bij het gebruik en hoe moeten ze hun geliefde routines aanpassen? Als u uw medewerkers op dit moment niet voldoende opleidt, is het systeem vanaf het begin gedoemd. Veel providers bieden daarom training op hun systemen, omdat ze uiteindelijk het beste weten hoe ze het DMS moeten gebruiken, zodat het de gewenste toegevoegde waarde kan produceren.

Aanpassingen en extra functies

Open source-oplossingen bevatten vaak verschillende functies die belangrijk zijn voor een bedrijf. Andere functies zijn echter niet opgenomen in de open source-versies, maar zijn elementair voor een uitgebreide dekking van de bedrijfsprocessen. Als u deze ook wilt implementeren, kunnen extra kosten verschuldigd zijn. Bovendien zijn individuele aanpassingen van het systeem aan de behoeften van het bedrijf vaak erg complex. Deze kunnen ook door de aanbieder worden uitgevoerd, wat uiteraard extra kosten met zich mee kan brengen.

Integraties en verbindingen

DMS-oplossingen moeten vaak worden aangesloten op andere systemen. E-mailprogramma's moeten worden geïntegreerd of er moet een integratie voor worden ingesteld. Dergelijke verbindingen moeten ook worden overgenomen door een externe dienstverlener als de nodige knowhow niet beschikbaar is.

Goede reclame

Uiteindelijk zijn open source-oplossingen een zeer goede manier om relatief goedkoop met digitaliseringsprocessen te beginnen. Als u gewend raakt aan een systeem en de gepresenteerde gebruikersinterface, hebben de providers van de open source-oplossingen andere softwaresystemen gereed die perfect communiceren met de open source-oplossingen en hetzelfde ontwerp hebben. 

Open source DMS-oplossingen zijn meestal alleen gratis zijn als u de nodige knowhow hebt voor de verschillende aanpassingen en implementatie en als u het systeem op uw eigen servers host. Verschillende diensten zijn ontstaan rond open source DMS-oplossingen die een bedrijf in veel gevallen kan en moet gebruiken.

Dergelijke systemen zijn echter een goed alternatief, vooral voor kleinere bedrijven die net beginnen te digitaliseren. Flexibele betaalmodellen en gestandaardiseerde functies zorgen voor een goede start. Het systeem kan vervolgens geleidelijk worden uitgebreid wanneer het bedrijf groeit.