Wees AVG-compliant met toegangsrechten voor uw DMS

Alle documenten in een centrale database, toegankelijk voor alle medewerkers en direct bewerkbaar in het systeem. Transparantie, snelheid en efficiëntie zijn een aantal van de grote voordelen van een DMS.

Echter, niet elke werknemer heeft toegang nodig tot alle documenten en soms hoeft een document slechts worden gelezen maar niet worden gewijzigd. DMS-oplossingen beantwoorden deze uitdagingen met passende toegangsrechten voor bepaalde documenten.

In dit artikel willen we precies die inkooprechten nader bekijken en praktische voorbeelden vinden waarin de inkooprechten belangrijk zijn.

Maar eerst zullen we de vraag behandelen hoe een documentbeheersysteem daadwerkelijk werkt om uiteindelijk beter te kunnen begrijpen waarom dergelijke toegangsrechten überhaupt belangrijk zijn.

Inhoud

• Hoe werkt een DMS?
• Interne communicatie
• Automatisering in het DMS
• Verschillende toegangsrechten in het DMS
• Conclusie: voorbereiding is het halve werk

Hoe werkt een DMS?

Documentbeheersystemen, of kortweg DMS, zijn softwareoplossingen die alle documenten en bestanden die zich door het bedrijf verplaatsen opslaan in een centrale database. Voortaan zijn deze beschikbaar voor alle afdelingen binnen een bedrijf en kunnen ze door hen worden gebruikt.

Dit heeft het doorslaggevende voordeel dat iedereen met dezelfde geldige gegevens en de meest recente versie van een document werkt. Als een werknemer een document in het DMS bewerkt, wordt een overeenkomstige versie gemaakt en kunnen de wijzigingen door alle andere actoren worden gevolgd.

Interne communicatie

Aan de ene kant is de interne communicatie op veel plaatsen aanzienlijk verbeterd, aan de andere kant zijn veel verschillende processtappen geautomatiseerd of zelfs geëlimineerd, wat zorgt voor snellere processen.

Een voorbeeld: het bedrijf ontvangt een aanvraag voor een eerder geadverteerde positie. Nu moet het hoofdkantoor erachter komen welke personeelsfunctionaris verantwoordelijk is voor de aanvraag en deze naar hem doorsturen. Hij ontvangt de aanvraag en moet dan mogelijk andere collega's bij de beslissing betrekken en kopieert alle documenten opnieuw voor zijn collega's.

Ze controleren vervolgens ook de bijbehorende toepassing en sturen vervolgens hun feedback naar de collega.

Omslachtig, lang, onnodig

Alleen wanneer iedereen dit heeft gegeven, kan de verantwoordelijke werknemer de beslissing nemen om de betreffende aanvrager uit te nodigen of een afwijzing te sturen.

Ervan uitgaande dat degene wordt uitgenodigd, moet de collega opnieuw worden gevraagd wanneer ze tijd hebben voor een bijbehorend interview, enzovoort. Hetzelfde proces is veel slanker en sneller met een DMS.

DMS stroomlijnt processen

Het systeem kan een automatische ontvangstbevestiging naar de aanvrager sturen zodra de aanvraag is ontvangen. Indien ontvangen in een analoge vorm, wordt de applicatie eenvoudig gescand door het hoofdkantoor.

De scanner of het DMS herkent de scan als een applicatie en stuurt deze direct en automatisch via e-mail naar de juiste plaatsen. Nu kunnen alle besluitvormers op een bepaalde toepassing stemmen.

Automatisering in het DMS

Als een beslissing nog in behandeling is, kan een automatische herinnering worden ingesteld. Als voor een uitnodiging wordt gekozen, zoekt het systeem naar een nog mogelijk tijdstip. Om dit te doen, synchroniseert het systeem eenvoudig alle agenda's van de beslissers en vindt het de volgende mogelijke geschikte datum.

Dit kan vervolgens worden geverifieerd via een verdere bevestigingsronde voordat een automatische uitnodiging vervolgens naar de betreffende aanvrager wordt verzonden. Het systeem voert ook de afspraak in de kalenders van de individuele besluitvormers in. 

Automatisering maakt het verschil

Het zijn deze automatiseringen die een DMS zo waardevol maken voor een bedrijf. Papier is bespaard, er is aan wettelijke vereisten voldaan en er worden workflows gecreëerd. De werking van een DMS vereist de centrale opslag van alle gegevens op een gemeenschappelijke database.

Veel gevoelige gegevens lopen nu rond in een bedrijf, dat niet elke medewerker zou moeten kunnen zien.

Verschillende toegangsrechten in de DMS

Er zijn verschillende rechten in de DMS die kunnen worden toegewezen door een beheerder. Men maakt in wezen onderscheid tussen een leestoegang en een schrijftoegang. Er zijn gebruikers in het bedrijf die bijvoorbeeld alleen leestoegang nodig hebben.

Deze kunnen vervolgens ook worden geregistreerd via bijbehorende clients en kosten meestal minder dan volledig geautoriseerde gebruikers. Maar als ze slechts een deel van de documenten moeten kunnen bewerken, kunnen gebruikers ook worden gegroepeerd. Het team ontvangt vervolgens de rechten om bepaalde documenten te bekijken en te bewerken op basis van hun rechten en kan worden uitgesloten van andere documenten.

Niet iedereen zou elk bestand moeten kunnen lezen

In het geval van bijvoorbeeld personeelsdossiers of in het geval van een aanvraag zijn meestal alleen het management en de HR-afdeling wettelijk toegestaan om te lezen en te schrijven. Een gebruiker kan lid zijn van verschillende teams, die allemaal verschillende rechten hebben.

Op deze manier kan worden gegarandeerd dat alleen de gebruikers die het echt nodig hebben toegang hebben tot de respectieve documenten.

Het is ook mogelijk dat gebruikers met leesrechten het document niet kunnen wijzigen, maar er opmerkingen over kunnen maken in het systeem. Op deze manier kunt u wijzen op fouten of mogelijke wijzigingen aan de auteur. Dit geldt bijvoorbeeld voor aanbiedingen.

Als een document wordt gewijzigd door een gebruiker met schrijfrechten, verstrekt het systeem het document de relevante gegevens voor de wijziging. Wie heeft het document wanneer en wanneer gewijzigd?

Op deze manier kan worden gewaarborgd dat geen wijzigingen onopgemerkt blijven en dat iedereen altijd over hetzelfde kennisniveau beschikt. Uiteindelijk zorgt een DMS met zijn vele verschillende opties voor het toewijzen van rechten ervoor dat elke gebruiker precies de toegang heeft die hij echt nodig heeft en dat gevoelige bestanden goed worden beschermd.

Conclusie: voorbereiding is het halve werk

Als u een volledig nieuw DMS in uw bedrijf wilt opzetten, moet u eerst weten hoeveel gebruikers volledige toegang tot het systeem nodig hebben. Dit kan vaak kosten besparen. Vervolgens moet worden bekeken welke gebruikers welke rechten binnen het systeem voor welke documenten nodig hebben.

Hiermee maakt u een organigram van het hele bedrijf, dat informatie geeft over hoe de afzonderlijke posities zijn verbonden. Een DMS automatiseert verschillende processen op veel plaatsen en verbindt ze logisch. Daarom is deze taak op twee manieren belangrijk.

Een aanbieder van Cloud DMS kan tijdens de implementatie op dit voorbereidende werk terugvallen en de bijbehorende rechten als het ware rechtstreeks instellen, ze kunnen een breed scala aan processen met elkaar verbinden.